Höfundar: Edda Rósa Gunnarsdóttir og Guðbjörg Ingunn Magnúsdóttir

Það er að mörgu að hyggja þegar við erum í þeirri stöðu að útbúa námskeið fyrir hóp af fullorðnu fólki. Mikilvægt er að við skoðum vel fyrir hverja námskeiðið er og hver sé raunverulega þörfin. 

Fræðsluráðgjafinn þarf að spyrja sig; fyrir hverja námskeiðið er og hverskonar námskeið myndi höfða til hópsins og halda þeim áhugasömum. Hvaða leiðir er hægt að fara og svo framvegis. Hefur þú til dæmis upplifað það að vera boðuð/boðaður á námskeið af þínum stjórnendum sem henta þínu starfs- eða áhugasviði á engan hátt. Hvernig leið þér? 

Markhópagreining

Við gerð námskeiðs þarf ákveðið ferli að fara í gang sem kallast þarfagreining. Markhópagreining er mikilvægur þáttur þarfagreiningar og nauðsynlegt að skoða fyrir hverja er verið að byggja upp námskeið. Markhópagreiningu þarf að skoða í tvennu lagi; í fyrsta lagi að greina hvaða hópur þarf á námskeiði að halda og í öðru lagi þarf að móta námskeiðið að hópnum og aðlaga það að þörfum hans.

Til þess að geta svarað þessari spurningu er mikilvægt að skilja þessi hugtök. Markhópagreining er sú aðferð sem notuð er til að finna út hverjir það eru sem munu helst nýta sér þá þjónustu sem verið er að bjóða uppá. Þegar fyrirtæki eða fræðslufyrirtæki vinna að þarfagreiningu fer einnig fram rannsóknarvinna við að finna hverjir það eru sem myndu nýta sér þjónustuna. Eins ef við viljum leggja áherslu á ákveðinn markað þá verðum við að greina þarfir þess.

Í bókinni Training Needs Assessment koma fram sex atriði sem nauðsynlegt er að hafa í huga við markhópagreiningu og til þess að hún sé marktæk þurfa að minnsta kosti þrjú atriði að vera til staðar. Best er að ná þessum upplýsingum með viðtölum, athugunum eða þeim upplýsingum sem eru til staðar. Þessi atriði eru t.d.

Fyrirtæki leitast ávallt eftir því að ná árangri og því er mikilvægt að þekkja markhópinn sem það vill ná til, skoða hegðun hópsin og væntingar. Hugsunin á bak við markhópagreiningu er sú að gera markaðsstarfið hnitmiðara og að nýting fjármuna verði markviss og skýr. Leitast er eftir að finna hvaða hóp á að miðla efninu til. Því þarf að skoða ýmsa þætti eins og búsetu, kyn, aldur, tekjur, starf og ýmislegt fleira. Til þess að greina og meta hópinn er gott að hafa eftirfarandi spurningar í huga:

Peter Drucker sagði að markmið markaðssetningar væri að þekkja og skilja viðskiptavini svo vel að varan eða þjónustan sem um ræðir selji sig sjálf. En hvernig áttum við okkur á neytendahegðun sem er mikilvægur þáttur í markhópagreiningu? Í bók Peter og Olson tala þeir um samspil hugrænna þátta, atferlis og umhverfis til átta sig á neytendahegðun. Út frá því er hægt að velja markaðsáætlun sem virkar á neytendahópinn sem stefnt er á. Virku þættirnir í samskiptum fólks eru áhrif, vitsmunir, hegðun og umhverfi.

Greining á námsþörfum starfsmanna

The foundation, the starting point, for everything (related to training, learning and performance) is effective needs assessment and analysis. – Geary Rummler

Mikilvægt er að skoða gaumgæfilega þörf á þjálfun hjá starfsmönnum áður en farið er í að hanna námskeið. Skoða þarf þekkingarbilið, sem er á milli þess hvað þeir kunna og hvað þeir þurfa að kunna. 

Það er þó því miður margir þættir sem pressa á fræðsluráðgjafa til þess að nota sem minnsta tíma mögulegan í þarfagreiningu. Ósk um þjálfun starfsmanna kemur venjulega frá yfirmönnum fyrirtækja og stofnana, oftast fyrirfram tilbúið mat um hver þörfin er. Vilja þjálfun en ekki greining.

Í mörgum tilfellum virðist þörfin vera augljós. Til dæmis er nýtt kerfi kynnt starfsmönnum og kunna flestir að notfæra sér það. Ákvörðunin um að kynna kerfið hefur verið tekin og er beiðnin um þjálfun sem er fljótleg og hefur góð efnahagsleg áhrif á fyrirtækið. Það er þó margir ákvörðunarliðir sem mikilvægt er að skoða í þess konar þjálfun. Það þarf að skoða til dæmis viðhorf starfsmanna að kerfinu, hvort hægt sé að hafa nokkur minni námskeið, hversu mikið þurfa starfsmenn að bæta við sig þekkingu og hvers konar þjálfun myndi nýtast hér best. 

Svona greining myndi aðstoða fræðsluráðgjafan til þess að sjá hvaða þættir eru mikilvægir í þjálfuninni og að þjálfunin yrði markviss og “on spot”.

Þarfagreining fræðsluráðgjafans er þó mun mikilvægari þegar þörfin er ekki jafn greinileg og í dæminu hér að ofan. Við getum tekið dæmi um forstjóra sem biður um samskiptaþjálfun fyrir starfsfólkið sitt. Það kemur þó fljótt í ljós að samskiptarerfiðleikarnir eru hjá forstjóranum sjálfum en ekki starfsfólkinu.

Í greininni “Making sure the soulutions are the right ones: Training needs analysis eftir Glenn Martin, kemur fram að margir telja mikilvægt, ef á að þjálfa starfsfólk í hæfni, að aðskilja hugsunina um nám einstaklingsins frá þjálfuninni. “Training needs analysis” eða TNA snýst að mestu um að finna það innihald sem passar og sníða þjálfunina út frá því. 

Sumir fræðslusráðgjafar telja mikilvægt að reyna á milli þjálfunar greiningar annars vegar og náms greiningar hins vegar. Markmiðið með þessu er að greina hvaða þarfir þarf að ná betur utan um og er þjálfun aðeins einn hluti af þessu námi.

Þarfagreining er mikilvæg til þess að fá yfirsýn yfir starfstöðina, fólkið og þá þætti sem ætti að kenna. Eins til að leita eftir því hver ástæðan er fyrir núverandi stöðu og koma upp með nýja áætlun til breytinga og betrun. Eins þarf að skoða umbætur og þjálfun.

Dr. Louis Olivas sagði í grein árið 1983 að því miður er það svo að fræðslumiðstöðvar kenna námskeið bara afþví að aðrar fræðslumðstöðvar gera það og eins eru sett upp námskeið eingöngu vegna þess að yfirmanninum finnst vera þörf á því. Því miður virðist vera að þetta sé enn raunin í dag og venjulega er þetta vegna stjórnmála fyrirtækjanna. 

Við lestur og leit rakst ég á grein í tímaritun Gátt, ársrit um framhaldsfræðslu. Þar var talað um áhugaverða rannsókn sem SÍMEY  – Símenntunarmiðstöð Eyjafjarðar og Rannsóknamiðstöð Háskólans á Akureyri (RHA) gerðu árið 2013 til þess að ná áttum á hver þörfin væri fyrir starfsmenntun á Eyjafjarðarsvæðinu. Netkannanir voru sendar út til hinna ýmsu starfsmanna ásamt forstöðumanna fyrirtækja á svæðinu. Þar kom fram að þriðjungur sinnti ekki símenntun. Peninga-, áhuga- og tímaleysi virtust vera aðal ástæðurnar fyrir því að fólk tók ekki þátt í símenntun. Það kom fram í niðurstöðum könnunarinnar að það væru óskir um að meira hagnýtt nám væri í boði og að fólk gæti styrkt sig í tölvunotkun. Eins eru óskir um hagnýtt nám áberandi í svörum, svo sem þjálfun til að verða hæfari í núverandi starfi. Einnig voru áberandi óskir um nám í tölvunotkun. Svör um námsfyrirkomulag voru áhugaverð þar sem flestir vildu sjá verklega kennslu og má segja að bóknám hafi fengið falleinkunn. Þörf er fyrir stutt, hagnýt og verkleg námskeið sem veita helst einhver réttindi og séu jafnvel tengd við laun. Niðurstöðurnar hafa þegar verið hagnýttar til að breyta námsframboði hjá SÍMEY. “

Hönnun námsferla

Fyrst þarf að finna hópinn sem á að fræðast, næst hvað hann þarf að fræðast um og að lokum kemur hönnun á námsferlinu. 

Í bók Jean Barbazette, Training Needs Assessment. Methods, Tools, and Techniques kemur fram hönnun námsferla í 10 skrefum. Þegar þarfagreiningu er lokið þá hefst vinna við að hanna námsferla sem byggir á niðurstöðum og námsþörfum hópsins. 

1. Skilgreindi þátturinn sem þarf að laga/þjálfa, kemur fram í frammistöðumati. 
2. Þörfin metin (samanborið við löngun).
3. Eftirfylgni yfirmanna, finna út hver fylgir eftir þjálfun starfsmanna. 
4. Staðlar fyrir frammistöðu eru til hliðsjónar, fæst úr þarfagreiningu. 
5. Hverja á að þjálfa, kemur úr markhópagreiningu. 
6.  Setja saman þjálfunarmarkmið og viðmið til að meta þjálfunina og niðurstöður, fæst úr þarfagreiningu.
7. Kostnaður ræddur
8. Námsferli valið eða búið til. Ákvörðun tekin hvort búið er til sérstök þjálfun eða keyptur þjálfunarpakki.
9. Tímasetning ákveðin, er þjálfunin í vinnutíma eða utan. 
10. Niðurstöður metnar með 4 þætti til hliðsjónar: viðbrögðum þátttakenda, námi, frammistöðu í starfi og niðurstöðum. Þessi tíundi hluti rímar við lið 6 um markmið og viðmið. 

Hvað þarf að hafa í huga fyrir hönnun námsferla?

Það sem sameinar manneskjurnar sem búa til þá markhópa sem um ræðir er að þau eru fullorðnar manneskjur í námi. 

Fullorðin manneskja í námi. Grein Hróbjarts Hvað er svona merkilegt við það…..að vera fullorðinn? byggir á frásögnum frá fólki, sem kennir fullorðnu fólki, um einkenni fullorðinna námsmanna og rannsóknum á sviði fullorðinsfræðslu. Þar kemur fram hvað gerir það að verkum að fullorðnir læri öðruvísi. Það sem einkennir fullorðna manneskju í námi er að hún er áhugasöm, nýtir fyrri reynslu, getur verið óörugg og þroskaferli hennar hefur áhrif og svo lífið með öllum sínum hlutverkum. Það er mikilvægt að skoða og skilja hvað einkennir fullorðna í námi til þess að allir séu á sömu blaðsíðunni varðandi skipulag.  Fullorðin manneskja í námi: 

Hugmyndir Gagné í túlkun Hróbjarts. Gott er að hafa í huga hvað þarf til að nám geti átt sér stað. Í grein Hróbjarts Röð atburða í kennslu tekur hann fyrir kennslufræðinginn Gagné og hugmyndir hans um kennslu með skemmtilegum dæmum. Námsferli inniheldur byrjun, innihald og endi.   

1. Ná athygli (t.d. með góðri dæmisægu eða stuðlagi) 
2. Útskýra markmið (og leyfa fólki að hafa áhrif á markmiðasetningu) 
3. Rifja upp forþekkingu (finna snagana eða hillurnar til að setja nýja þekkingu)
4. Kynna innihald (
5. Stuðningur við námið (getur komið frá kennurum og samnemendum)
6. Laða fram frammistöðu (hjálpa að skilja og tengja efnið) 
7. Gefa viðbrögð (hvatning, hrós, endugjöf og umræður) 
8. Meta frammistöðu (með umræðu og endurgjöf) 
9. Stuðla að yfirfærslu hins lærða (æfa að gera það sem þjálfað var)

Mikilvægi jákvæðra samskipta. Í bók Sigrúnar Aðalbjarnardóttur Virðing og umhyggja sem hún byggir á áralöngum rannsóknum á meðal annars uppeldis og menntunarsýn kennara þá segja kennarar að jákvæð samskipti milli nemenda og kennara sé grunnur alls starfs með nemendum. Þau nefndu traust, virðingu, öryggiskennd, væntumþykju, hlýju, einlægni, vináttu, heiðarleika og réttsýni.

Í slóðinni hér að neðan er að finna kynningu á hönnun námsferla sem haldin var á násmkeiðinu Greining á fræðsluþörfum í símenntun 15.október 2020:

https://haskoliislands.instructuremedia.com/embed/00df6275-a19a-4349-9306-0729191115a0

Heimildir

Barbazette, J. (2006). Training Needs Assessment. Methods, Tools, and Techniques. San Francisco: CA:Pfeiffer.

Erla B. Guðmundsdóttir, Hjalti Jóhannesson og Valgeir Magnússon (2014). Greining á þörf fyrir starfsmenntun á Eyjafjarðarsvæðinu. GÁTT, ársrit um fullorðinsfræðslu og starfsmenntun, 26-31. Sótt af: https://frae.is/wp-content/uploads/2018/08/Gatt_2014_web_026-031.pdf

Martin, G. (2009). Making sure the solutions are the right ones: Training needs analysis. Training and Development in Australia. 36, (2). Sótt af: https://search.proquest.com/docview/208561044/fulltextPDF

Peter F. Drucker 1999: Management. Oxford : Butterworth-Heinemann.

Peter, J. P. og Olson, J. C. (2010). Consumer Behavior & Marketing Strategy (9. Útgáfa). New York: McGraw – Hill/Irwin.

Sigrún Aðalbjarnardóttir. (2007).  Virðing og umhyggja- Ákall 21. aldar. Reykjavík: Heimskringla.

Ýtarefni og tenglar

Hróbjartur Árnason. (2017). Röð atburða í kennslu. Sótt af: https://greining.namfullordinna.is/2017/03/23/rod-atburda-i-kennslu/

Hróbjartur Árnason. (2005). Hvað er svona merkilegt við það… að vera fullorðinn? Gátt, 2, 14–22. https://1drv.ms/b/s!AonlG3B5bQ-yhIRCcTiMCRcAybu5AA