Tvær mismunandi nálganir við þarfagreiningu – Reactive og Proactive
Þegar farið er að huga að greiningu á námsþörfum innan fyrirtækja er nauðsynlegt vita hvaða forsendur eru fyrir greiningunni. Skipta má nálgunum við þarfagreiningu gróflega í tvennt eftir ástæðum þeirra og á meðan önnur nálgunin er viðbragð við ófullnægjandi frammistöðu, er hin hugsuð sem forvörn til að búa starfsmenn betur út fyrir framtíðina. Báðar nálganirnar er hægt að nota jafnt á einstaklings-, fyrirtækja- og samfélagsgrunni.
Reactive nálgun – The Present Approach (gloppugreining, misræmisgreining):
Sjónarhóll “reactive” nálgunar hefur einnig verið kallaður “The present approach”, “Gap analysis” eða “Gloppugreining á íslensku. Einnig mætti nota orðið “misræmisgreining” til að undirstrika að um sé að ræða bil þurfi að brúa án þess að það sé gefið í skyn að eitthvað sé að starfsmönnum persónulega.
Við greiningu á misræmi er grundvallaratriði að gera sér grein fyrir í hverju nákvæmlega misræmið liggur, þ.e greina í hverju núverandi frammistaða felst og hver æskileg frammistaða er. Greiningunni er þannig ætlað að koma auga á misræmi í frammistöðu innan fyrirtækis og hvort fræðsla eða þjálfun sé það sem vantar upp á til að bæta frammistöðuna. Misræmisgreining er þannig viðbragð við því að eitthvað er ekki að virka eins og það á að gera og miðar að því að koma auga á ástæðu þess.
Einkenni misræmis getur birst í mörgum myndum og t.d sýnt sig sem framleiðsluvandi, kvartanir viðskiptavina, mikil starfsmannavelta og tíðar fjarvistir starfsmanna t.d vegna veikinda og slysa á vinnustað, gremja og átök innan starfsmannahópsins o.s.frv. Vert er þó að hafa í huga að ástæður allra þessara einkenna geta þó verið af allt öðrum toga en þörf fyrir fræðslu eða þjálfun.
Hægt er að nota misræmisgreiningu hjá ákveðnum einstaklingi, teymi eða deild, við ákveðið starf eða jafnvel hluta af starfi. Á meðal gagna sem þarf að skoða til að greina rót vandans eru: Gæðastaðlar, upplýsingar um framleiðslustig ef það á við, slysatíðni, fjarvera starfsmanna, kvartanir viðskiptavina og hvort starfsmannavelta sé mikil. Þegar búið er að koma auga á í hverju misræmið felst, er unnið út frá því. Greiningunni er þannig ætlað að koma auga á veikleika og benda á leiðir til úrbóta.
Markmiðið með fræðslu og þjálfun eftir gerð misræmisgreiningar er að koma til móts við skort á kunnáttu eða hæfni sem talin er vera nauðsynleg. Og að vissu leiti má segja að þessi nálgun sé auðveldari þegar kemur að því að hanna námsferli því mun auðveldara er að mæta þörfum þegar búið er að skilgreina í hverju kunnáttan á að felast. Þörf fyrir þjálfun getur verið mismunandi og m.a farið eftir því hvort verið er að kenna nýja hluti eða endurnýja fyrri þekkingu.
Mismunandi er hvaða lausn er við hæfi og við hönnun þeirra þarf að taka tillit til kostnaðar, hve viðeigandi þær eru fyrir fyrirtækið, þeirra auðlinda sem kostur er á o.s.frv. Grundvöllur fyrir því að vel takist til er þó, að þeir sem hlut eiga að máli hvort sem það eru starfsmenn, teymi eða fyrirtækið í heild séu vel upplýstir um vandann og að hverju sé stefnt.
Proactive nálgun – The Future Approach (framsýn greining):
Sjónarhóll proactive nálgunar hefur einnig verið kallaður “The future aððroach” og mætti kannski þýða á íslensku sem “framsýn greining”. Þessi nálgun skoðar hvaða breytinga er þörf og hvernig þær passa sem best inn í umhverfi fyrirtækisins miðað við byggingu þess, stefnu, aðferðir o.s.frv. Hér er nálgunin með öðru móti en í misræmisgreiningu en þessi tegund greiningar miðar að því að sjá fyrir framtíðarþarfir í þjálfunarmálum fyrirtækja skv framtíðarmarkmiðum og stefnu þeirra. Almenn efling og starfsþróun starfsmanna og áætlanagerð eru einnig á meðal ástæðna og eru liður í að viðhalda stöðugri hæfni. Ástæður geta einnig verið fyrirhuguð ný tækni, framleiðsluvara eða þjónusta eða ný löggjöf.
Þegar framsýn nálgun er notuð sem liður í að búa starfsmenn undir breytingar, er mikilvægt að greindar séu frammistöðuþarfir framtíðarinnar þannig að hægt sé að bera kennsl á þær breytingar sem verða að eiga sér stað.
Markmiðið með fræðslu og þjálfun eftir gerð framsýnnar greiningar er að undirbúa starfmenn fyrir framtíðarbreytingar bæði innan fyrirtækis og utan. Þetta er langtíma nálgun sem tekur mið af þróun. Breytingar sem hafa áhrif á stefnu fyrirtækisins geta t.d verið tilkomnar vegna breytinga á eftirspurn eftir vöru, breytinga á tækni og /eða vinnuferli, breyttri löggjöf stjórnvalda, fjárhagslegum þáttum, pólitískum málefnum og samdrætti eða þenslu í rekstri.
Hvor leiðin er betri?
Í fljótu bragði getur virst sem virðist sem proactive greining sé skynsamari leið fyrir fyrirtæki heldur en reactive greining. Þ.e.a.s að betra sé að sjá þarfirnar fyrir heldur en að bíða eftir því að þær skapi vandamál sem þarf að bregðast við. Það er þó svo að jafnvel þótt fyrirtæki séu framsýn, þá geta þau aldrei séð fyrir allar þær breytingar sem verða í umhverfi þess. Það getur því verið happadrjúgst að nota blöndu af báðum greiningunum til að ná sem bestum árangri.
Heimildir:
Blanchard, P. N., & Thacker, J. W. (2010). Effective training. Systems, strategies, and practices (4 ed.). New Jersey: Pearson Education, Inc.