Starfsmannasamtöl

Almennt

Við greiningu á námsþörfum er hægt að nota þær upplýsingar sem liggja fyrir úr starfsmannasamtölum starfsmanna og stjórnanda þeirra. Slík samtöl ættu að að vera tækifæri til að ræða ýmis málefni sem snerta starfið beint eða óbeint s.s. frammistöðu, styrkleika og veikleika starfsmanns, samskipti og líðan, starfsþróun og þörf fyrir fræðslu, verkefna- og ábyrgðarsvið, starfsánægju og starfið sjálft, stjórnun, framtíðaráform, umbætur og markmið o.s.frv.

Í samtalinu gefst einnig færi á að skilgreina fræðsluþarfir starfsmanns á komandi tímabili ásamt óskum um starfsþróun. Í starfsmannasamtali draga stjórnandinn og starfsmaðurinn sig meðvitað út úr hinu daglega amstri og ræða málin í stærra samhengi.

Við hvaða aðstæður henta starfsmannasamtöl

Starfsmannasamtöl henta þegar markmið greiningarinnar er uppbygging og starfsþróun starfsmanna.  Oft er hluti starfsmannasamtalsins notaður sem nokkurs konar þarfagreining fyrir fræðslu og þjálfun .

Dæmi um spurningar í þarfagreiningarhluta eru:

Hverjir eru lykilhæfileikar þínir í starfi og helstu styrkleikar?

• Hvaða verkefni finnst þér erfiðast að sinna í starfinu?

• Hvaða hæfileikum býrð þú yfir sem þú telur að nýtist ekki í starfinu?

• Hvaða hæfni og þekkingu telur þú þig skorta?

• Hvaða starfsþróunarleiðir standa þér til boða?

• Hvaða menntun og þjálfun þarftu til að auka hæfni þína?

• Hvaða hæfileika og hæfni viltu leggja meiri áherslu á?

• Hvaða námskeið eða fræðslu hefur þú sótt á síðustu 12 mánuðum sem snýr að starfi þínu og vinnuumhverfi?

• Hvaða fræðsla eða námskeið myndi nýtast þér best til þess að vera færari í því starfi sem þú gegnir nú?

• Hvaða fræðslu eða námskeið hefðir þú hug á að sækja sem tengist starfi þínu beint?

• Hvaða tölvunámskeið hefur þú sótt sl. 3 ár?

(Gylfi Dalmann Aðalsteinsson og Svala Guðmundsdóttir, 2013).

Helstu kostir

Ef vel er staðið að starfsmannasamtölum, þá felast í þeim ýmsar upplýsingar m.a um eigið mat starfsmannsins á þörf fyrir símenntun og fræðslu eða þörf fyrir breytingar. Gott tækifæri getur skapast til að setja í sameiningu áframhaldandi markmið og jafnframt leiðir til að efla styrkleika einstaklinga í núverandi starfi (Arney Einarsdóttir og Sigríður Þrúður Stefánsdóttir, 2009).

Starfsmannasamtalið er tæki starfsmans til að hafa áhrif á eigin starf og starfsþróun og gerir stjórnandanum kleift að vinna með starfsmanninum að betri árangri og veita honum endurgjöf og hvatningu. Starfsmannasamtalinu er ekki ætlað að koma í stað reglulegrar endurgjafar eða umræðna um málefni líðandi stundar. Því er ætlað að vera uppbyggilegt og opinskátt samtal og sé það framkvæmt á faglegan hátt, getur það bætt sambandið milli stjórnanda og starfsmanns og verið hvetjandi á báða bóga (Reykjanesbær, 2013).

Helstu gallar

Starfsmannasamtöl eru oft ómarkviss og starfsmenn hafa tilhneigingu til að líta á þau sem kvöð.  Einnig er hætta á að þeir svari spurningunum eins og þeir telja að yfirmaður þeirra vilji að þeir svari þeim til að falla inn í það norm sem þeir telja vera ríkjandi. Erfitt að að byggja áreiðanlega greiningu á fræðsluþörfum á slíku samtali.

Undirbúningur fyrir starfsmannasamtöl

Gott er að vera búin að draga saman þá þætti sem á að ræða og senda til starfsmanns fyrir viðtal þannig að þeir komi ekki á óvart og hann hafi tíma til að móta sér skoðun á þeim.

Undirbúningur starfsmans og stjórnenda er lykilforsenda þess að starfsmannasamtalið verði árangursríkt.

• Skýra þarf í upphafi tilgang og markmið samtals, skerpa á trúnaði og meðferð og aðgangi að gögnum og leita þess að skapa traust og virðingu.

• Boða þarf starfsmann í samtal með góðum fyrirvara (1 vika).

• Gera þarf ráð fyrir góðum tíma í samtalið (1 klst).

• Ekki taka mörg samtöl á einum degi, tvö æskileg, hámark þrjú.

• Velja hlutlausan þægilegan stað, tryggja að ekki verði utanaðkomandi truflun, sími, tölvur o.s.frv.

• Hafa gögn til taks svo sem starfslýsingu og niðurstöður síðasta samtals.

• Vera tilbúinn með „ísbrjót“ t.d. í upphafi samtalsins. Þetta er gert til að létta andrúmsloftið og ýta undir umræður. Dæmi um ísbrjót: „Það var góður leikur hjá strákunum okkar í gær“.

• Hvetja starfsmanninn til að tjá sig, beita virkri hlustun og tryggja að sjónarmið viðkomandi komi fram („já, sérðu þetta svona“, eða „já, ég skil hvað þú ert að fara“ eða „er það rétt skilið hjá mér að þú vilt fá fleiri krefjandi verkefni“).

• Spyrja opinna spurninga s.s., „hvað“, „hvers vegna“, „hvaða“ og „hvernig“. Umorða spurningar, leggja réttan skilning í svörin, leyfa starfsmanni að tjá sig. Forðast að grípa fram í fyrir starfsmanni og vera óhræddur við þagnir. Ekki koma með leiðandi spurningar.

• Varast dómhörku.

• Huga að matsvillum, s.s. geislabaugsáhrif, hornáhrif, „líkur mér“, „andstæður mér“, miðsækni, fordómar, hlutdrægni og linkind.

• Forðast ber að láta tilfinningar ná tökum á sér eða láta tilfinningar starfsmannsins hafa of mikil áhrif á sig.

• Sýndu nærgætni í samskiptum (hluttekning, setja sig í spor annarra og skilja aðstæður þeirra). Taktu eftir líkamstjáningu og því sem er ekki sagt eða kemur fram.

• Einbeittu þér að því sem starfsmaðurinn er að gera eða ekki gera í starfinu. Hegðun er það sem skiptir máli. Notaðu raunveruleg dæmi sem vísa í hegðun eða frammistöðu starfsmanns.

• Ekki hlusta eða taka mark á sögusögnum.

• Mat á frammistöðu þarf að vera mjög vel ígrundað og byggja á hlutlægum þáttum.

• Mat á frammistöðu þarf að vera uppbyggjandi og málefnalegt.

• Muna að þrjár hliðar eru á öllum málum, hlið stjórnandans, hlið starfsmanns og svo rétta hliðin.

• Starfsmaður þarf að vita með hlutlægum og áreiðanlegum hætti hvernig hann er að standa sig og hvernig hann getur bætt sig.

• Huga að endurgjöf (leiðréttandi endurgjöf, uppbyggjandi endurgjöf) með því að láta starfsmanninn vita hvað hann er að gera vel.

(Gylfi Dalmann Aðalsteinsson & Svala Guðmundsdóttir, 2013).

Hvað ber að varast

Valdastaðan, samtalið skal byggjast á jöfnum grundvelli og ekki skal ræða umdeild mál við lok samtals. Ekki láta starfsmann brenna inni með neitt.

Góð ráð

• Báðir aðila þurfa að samþykkja niðurstöður starfsmannasamtals og skrifa undir það.

• Árétta skal í lok samtals að það sé trúnaðarmál

Úrvinnsla og greining gagna – Áreiðanleiki mælitækis

Sem fyrr segir að þrátt fyrir að vera gott tækifæri til að gefa starfsmanni endurgjöf og hvatningu, þá er  ákveðin hætta á að starfsmenn svari spurningunum eins og þeir telja að yfirmaður þeirra vilji að þeir svari þeimi. Við mat á áreiðanleika viðtalanna sem mælitækis verður að hafa það í huga.

Niðurstöður

Í starfsmannasamtölum felast upplýsingar um eigið mat starfsmannsins á þörf hans fyrir símenntun og fræðslu eða áframhaldandi starfsþróun. Samtölin geta þannig verið gott tækifæri til að hanna viðeigandi námsferli sem miðar að því að efla styrkleika starfsmanna.

Heimildir:

Arney Einarsdóttir & Sigríður Þrúður Stefánsdóttir (2009). Starfsmannastjórnun. Handbók fyrir stjórnendur

(pp. 71). Sótt af: http://is02.ecweb.is/saf/upload/files/pdf/utgafa_saf/stjornendahandbok/starfsmannahandbok_samsett_loka.pdf

Gylfi Dalmann Aðalsteinsson & Svala Guðmundsdóttir (2013). Starfsmannasamtöl. 9(1), 1-12. http://www.stjornmalogstjornsysla.is/wp-content/uploads/2013/06/b.2013.9.1.1.pdf

Reykjanesbær. Starfsmannasamtöl. Leiðbeiningar fyrir starfsmann. Sótt 23.nóvember 2013 af http://www.reykjanesbaer.is/files/ymislegt/starfsmannasamtol/110718_leidbeiningar-fyrir-starfsmann.pdf