Viðtöl sem verkfæri við þarfagreiningu

Helstu kostir viðtala

• Gefur góða mynd af skoðunum og viðhorfum viðmælanda.
• Gott til að greina undirliggjandi ástæður hegðunar
• Samtalið gefur kost á dýpri skilningi t.d. á tilfinningum og líðan
• Ákveðin nánd getur skapast.
• Samtalið gefur möguleika á endurgjöf og stuðningi.
• Viðtöl eru góður grunnur/ undirbúningur fyrir eigindlega rannsókn.

Gallar

• Að taka viðtöl og úrvinnsla þeirra er mjög tímafrekt ferli.
• Í stærri hópum er aðeins hægt að tala við hluta hópsins, og því koma skoðanir allra ekki fram.
• Niðurstöður hafa ekki tölfræðilegt gildi.
• Spyrjandi getur haft áhrif á viðmælanda.

Undirbúningur fyrir viðtöl

Við val á viðmælendum má nota ýmsar aðferðir t.d. handahófsval eða lagskipt val en mikilvægt er að valdir séu einstaklingar sem geta gefið sem gleggsta mynd af viðfangsefninu. Fjöldi viðmælenda fer eftir tíma og aðstæðum en leitast skal við að ná upplýsingamettun.

Upplýsa þarf bæði stjórnendur, þátttakendur og aðra hagsmunaaðila um tilgang greiningarinnar og hvernig verður farið með upplýsingar t,d, nafnleynd.

Best er að viðtalið fari fram þar sem viðmælandanum líður vel og á tíma sem hentar bæði viðmælandanum og aðstæðum hverju sinni.

Setja þarf upp strúktur og innihald viðtals.

Ákveða þarf hvað þarf að koma fram og hvernig spurningar henta viðfangsefninu. Spurningar geta verið opnar eða lokaðar. Yfirleitt henta opnar spurningar betur nema þegar leita á staðreynda. Aðrar gerðir spurninga sem oft eru notaðar  í viðtölum eru t.d. þegar tilgáta er sett fram (hypothetical), viðmælandi er þvingaður til að taka afstöðu (devil’s advocate), lýsa kjöraðstæðum (ideal position), óskað eftir viðbrögðum við fullyrðingum (interpretive questions), o.fl.

Mikilvægt er að vanda þennan undirbúning til að tryggja árangursríkt viðtal.

Viðtalið – góð ráð

Virk hlustun er mikilvæg, að viðmælandi upplifi að á hann sé hlustað. Það gerir spyrjandi með því að mynda augnsamband, umorða það sem sagt er, fylgjast með líkamstjáningu, o.s.frv.
Ein aðferð er 4 eyru (4 ears) sem gengur  út á að greina milli þess sem sagt er og undirliggjandi merkingu, að hlusta með fjórum eyrum: 1) að greina efnislega hluta samtalsins, 2) að gera sér grein fyrir tilfinningum og líðan viðmælanda, 3) vera meðvitaður um samband sitt við viðmælanda, 4) hvernig viðmælandinn upplifir sjálfan sig í viðtalinu. Þessi atriði get haft áhrif á hvað viðmælandi segir eða segir ekki og mikilvægt að greina hvort hann er á varðbergi og segir því ekki það sem honum býr í brjósti.

Hvað ber að varast?

Best er að viðtalið fari fram á hlutlausu svæði. Það er t.d. ekki gott að að fari fram á skrifstofu forstjórans.

Slæmt er ef spyrill virkar illa undirbúinn og mættir seint. Það dregur úr trúverðugleika hans.

Tæknimál þurfa að vera á hreinu. Ekki gengur að spyrill sé að prófa hvort upptökutækin virka, ef nota á slíkt, í samtalinu sjálfu.

Varast ber að ákveða tíma fyrir viðtal án samráðs við viðmælanda.

Varast skildi að taka viðtal við kvíðavekjandi aðstæður t.d. þar sem utankomandi truflun er möguleg og næði er lítið.

Einnig skildi varast að taka viðtal þegar tímaþröng annars hvors aðila er fyrir hendi.

Spyrill þarf að varast að hafa áhrif á viðmælanda með viðbrögðum sínum.

Skráning og úrvinnsla gagna

Oft eru samtöl tekin upp. Í rannsóknum eru samtölin yfirleitt slegin inn í tölvu, en í þarfagreiningu er sjaldnast tími til þess því það liggur á niðurstöðum. Mikilvægt er að greina aðalatriði, finna grunnhugtök, endurtekin þemu.  Niðurstöður eru skráðar og ekki er úr vegi að ræða við valda aðila um áreiðanleika og réttmæti gagnanna.

Hvað verður gert við niðurstöður

Það þarf að vera á hreinu hvað gert er við niðurstöður og allir sem koma að verkefninu þurfa að vita það. Niðurstöður eiga ekki að koma viðskiptavini á óvart, heldur á hann að vera með í ráðum í ferlinu.

Heimildir

Rosset, A. (2009). First Thing Fast. A Handbook For Performance Analysis. Second Edition. San Francisco, CA: Pfeiffer.

Hróbjartur Árnason, Stig Skovbo. (2010) Training Need Assessment. An inspirational HandBook for designers of learning processes. Strategic capacity building in companies and institutions: – the first step.
Sótt af: https://www.dropbox.com/s/v452gjq7ckrcjbz/kogebog_vers1.0_print.pdf?dl=0